Cập nhật pháp lý: 24/09/2026.
Tuyển dụng hoặc tiếp nhận nhân sự nước ngoài cần được chuẩn bị từ trước ngày dự kiến làm việc. Doanh nghiệp nên xác định đúng hình thức làm việc, vị trí và diện thủ tục của từng người, thay vì sử dụng một bộ hồ sơ mẫu cho toàn bộ nhân sự.
Quy định nào cần đối chiếu trong năm 2026?
Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 07/08/2025 là văn bản quan trọng về người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Nội dung về lao động nước ngoài trong Nghị định 152/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP, đã hết hiệu lực theo quy định thay thế của Nghị định 219. Hồ sơ mới cần dùng đúng quy định và biểu mẫu hiện hành, đồng thời xem điều khoản chuyển tiếp với giấy tờ đã cấp.
Cấp giấy phép hay xác nhận không thuộc diện cấp?
Không phải mọi người nước ngoài đều đi cùng một quy trình. Cần phân biệt người phải xin giấy phép, người thuộc diện cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép, và trường hợp được miễn thủ tục xác nhận nhưng vẫn phải thông báo theo quy định. Việc là cổ đông, có thị thực hoặc mang chức danh “giám đốc” chưa đủ để tự kết luận được miễn.
Hồ sơ phải phản ánh công việc thực tế và chứng minh tiêu chuẩn tương ứng của nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Tên chức danh trên danh thiếp không thay thế tài liệu chứng minh.
Nhóm tài liệu nên chuẩn bị
- Thông tin doanh nghiệp sử dụng lao động, vị trí, địa điểm và thời gian làm việc.
- Hộ chiếu, ảnh, giấy khám sức khỏe và tài liệu về lý lịch theo yêu cầu của từng thủ tục.
- Văn bằng, tài liệu kinh nghiệm, bổ nhiệm hoặc giấy tờ chứng minh vị trí phù hợp.
- Hợp đồng, quyết định cử sang làm việc hoặc tài liệu chứng minh hình thức làm việc.
- Văn bản giải trình nhu cầu và đề nghị theo biểu mẫu áp dụng.
Tài liệu nước ngoài cần được kiểm tra thời hạn, cơ quan cấp, yêu cầu hợp pháp hóa, dịch và chứng thực. Riêng giấy khám sức khỏe cấp ở nước ngoài không nên mặc nhiên coi là được chấp nhận; phải đối chiếu điều kiện công nhận theo quy định.
Những việc cần theo dõi sau khi có kết quả
Doanh nghiệp cần quản lý thời hạn, phạm vi công việc và các thay đổi về người sử dụng lao động, vị trí hoặc địa điểm. Tùy thay đổi có thể phải làm thủ tục cấp mới, cấp lại hoặc thủ tục khác; không nên coi giấy phép đang còn hạn là đủ cho mọi nơi làm việc.
Giấy phép lao động và thủ tục nhập cảnh, cư trú là các vấn đề cần phối hợp nhưng không thay thế nhau. Nghĩa vụ hợp đồng lao động, bảo hiểm và thuế cũng phải xem theo hình thức làm việc thực tế.
Hỗ trợ từ KM UNION
KM UNION có thể rà soát diện thủ tục, kiểm tra tài liệu, lập kế hoạch chuẩn bị, soạn hồ sơ và hỗ trợ giải trình theo ủy quyền. Nếu cần đưa nhân sự vào làm việc sớm, nên gửi lịch dự kiến và hồ sơ hiện có để đánh giá khả năng đáp ứng; việc tư vấn không bao hàm cam kết chắc chắn được cấp phép.
Căn cứ pháp lý tham khảo
Trao đổi với KM UNION
Nếu cần kiểm tra hồ sơ hoặc xác định thủ tục phù hợp, bạn có thể liên hệ KM UNION về tư vấn đầu tư nước ngoài qua legal@kmunion.vn hoặc 0932 124 427. Phạm vi công việc, phí dịch vụ và tiến độ dự kiến được trao đổi trên cơ sở tài liệu thực tế; kết quả thủ tục thuộc thẩm quyền của cơ quan nhà nước.
Thông tin được rà soát tại ngày 24/09/2026, nhằm mục đích tham khảo chung. Nội dung trên website không phải là ý kiến tư vấn pháp lý chính thức cho bất kỳ vụ việc cụ thể nào và không thay thế việc xem xét hồ sơ, pháp luật áp dụng tại thời điểm thực hiện. Vui lòng liên hệ để kiểm tra thêm các vấn đề liên quan đến trường hợp của bạn.
