Rà soát nội dung: 25/09/2026. Bài viết dành cho nhà đầu tư đang chuẩn bị hoặc điều chỉnh hoạt động tại Việt Nam.
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam có thể phù hợp khi thương nhân cần đầu mối liên lạc, tìm hiểu thị trường và xúc tiến cơ hội kinh doanh. Nếu mục tiêu là trực tiếp bán hàng, cung cấp dịch vụ thu tiền hoặc vận hành sản xuất, cần xem xét mô hình doanh nghiệp hoặc hình thức hiện diện khác được pháp luật cho phép.
Văn phòng đại diện được làm gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, hoạt động trong phạm vi giấy phép và quy định thương mại. Văn phòng không được trực tiếp thực hiện hoạt động sinh lợi tại Việt Nam. Có thể tổ chức hoạt động liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến cơ hội kinh doanh cho thương nhân trong phạm vi được phép.
Việc người đứng đầu ký hợp đồng theo ủy quyền của thương nhân phải được kiểm tra về quyền đại diện và quy định áp dụng. Không thể dùng giấy ủy quyền để biến văn phòng thành một đơn vị tự kinh doanh vượt chức năng. Bài viết này đề cập văn phòng của thương nhân theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP; ngân hàng, bảo hiểm, tổ chức xúc tiến thương mại và các lĩnh vực có quy định riêng cần được phân loại riêng.
Điều kiện cần kiểm tra trước khi thuê văn phòng
- Thương nhân được thành lập, đăng ký hợp pháp và đáp ứng điều kiện về quốc gia, vùng lãnh thổ hoặc việc được pháp luật công nhận.
- Đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
- Nếu giấy đăng ký có thời hạn thì phải còn ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
- Nội dung hoạt động phù hợp cam kết quốc tế; trường hợp ngoài phạm vi cam kết hoặc thuộc trường hợp đặc thù phải xem xét chấp thuận chuyên ngành.
- Địa điểm, người đứng đầu và phạm vi hoạt động đáp ứng quy định áp dụng.
Nên kiểm tra quyền cho thuê, công năng sử dụng, thông tin địa chỉ và điều khoản hoàn trả tiền cọc nếu không thể xin phép tại địa điểm dự kiến. Hợp đồng thuê dài hạn được ký quá sớm có thể tạo chi phí trong khi điều kiện cấp phép chưa rõ.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện năm 2026
Hồ sơ cấp mới cần được đối chiếu cả Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định đơn giản hóa tại Nghị quyết 19/2026/NQ-CP, đặc biệt Phụ lục III về thành phần hồ sơ. Những nhóm giấy tờ chính gồm:
- Đơn đề nghị do người có thẩm quyền của thương nhân ký.
- Giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương của thương nhân.
- Văn bản cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu.
- Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu thay thế được chấp nhận để chứng minh sự tồn tại, hoạt động trong năm tài chính gần nhất.
- Hộ chiếu người đứng đầu nếu là người nước ngoài theo thành phần hồ sơ đã đơn giản hóa.
- Tài liệu về quyền sử dụng, thuê địa điểm và điều kiện của trụ sở.
Tài liệu nước ngoài được rà yêu cầu dịch, chứng thực và hợp pháp hóa lãnh sự hoặc trường hợp miễn theo từng loại. Không nên dùng danh mục giấy tờ cũ để yêu cầu thêm bản sao căn cước của người Việt Nam khi thủ tục hiện hành đã cắt giảm thành phần tương ứng.
Nộp hồ sơ ở đâu và theo dõi như thế nào?
Cơ quan tiếp nhận được xác định theo địa điểm và phạm vi quản lý, thông thường là Sở Công Thương hoặc Ban quản lý có thẩm quyền đối với khu tương ứng. Cần đối chiếu thủ tục công bố tại địa phương, nhất là sau thay đổi tổ chức và phân cấp.
Quy trình gồm kiểm tra hồ sơ, giải trình hoặc bổ sung nếu cần và cấp hoặc từ chối cấp phép có lý do. Theo thủ tục thông thường được công bố trên Cổng dịch vụ công Bộ Công Thương, mốc xử lý cấp phép là 07 ngày làm việc từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, trừ trường hợp phải xin ý kiến chuyên ngành. Đây không bao gồm toàn bộ thời gian chuẩn bị tài liệu nước ngoài và không phải cam kết ngày khai trương.
Những việc cần làm sau khi có giấy phép
- Kiểm tra nội dung giấy phép, thời hạn và phạm vi hoạt động; lập lịch theo dõi gia hạn.
- Rà thủ tục con dấu, tài khoản phục vụ hoạt động và đăng ký thuế theo trường hợp áp dụng.
- Tổ chức hồ sơ lao động, bảng lương, thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm theo diện phát sinh.
- Kiểm tra điều kiện làm việc của người nước ngoài và hồ sơ nhập cảnh, cư trú.
- Lưu chứng từ chi phí, kinh phí do thương nhân chuyển sang và hồ sơ ủy quyền.
- Thực hiện báo cáo hoạt động; rà điều chỉnh giấy phép khi đổi địa chỉ, người đứng đầu hoặc thông tin thương nhân.
Không phát sinh doanh thu không đồng nghĩa không có nghĩa vụ thuế và lao động. Khi dự kiến kết thúc hoạt động, cần lên phương án xử lý hợp đồng thuê, nhân sự, thuế và thủ tục chấm dứt.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng đại diện có xuất hóa đơn bán hàng cho khách không?
Không dùng mô hình văn phòng đại diện để trực tiếp kinh doanh sinh lợi. Nếu cần bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ tại Việt Nam, hãy kiểm tra mô hình công ty và các điều kiện chuyên ngành tương ứng.
Giấy phép có luôn đủ 05 năm?
Thời hạn phải đối chiếu Nghị định 07/2016/NĐ-CP và giấy tờ của thương nhân; không nên mặc nhiên cam kết đủ 05 năm khi giấy đăng ký của thương nhân còn thời hạn ngắn hơn.
Căn cứ và cập nhật pháp luật
- Thủ tục cấp giấy phép trên Cổng dịch vụ công Bộ Công Thương, dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP và biểu mẫu liên quan.
- Nghị quyết 19/2026/NQ-CP: đối chiếu thành phần hồ sơ đơn giản hóa và quy định hiệu lực, chuyển tiếp.
Các đề xuất sửa đổi đang lấy ý kiến không được sử dụng thay cho văn bản đã có hiệu lực. Trước khi nộp cần kiểm tra biểu mẫu và thủ tục địa phương công bố tại thời điểm thực hiện.
Chủ đề liên quan
- Dịch vụ Thành Lập Công Ty Có Vốn Đầu Tư Nước Ngoài
- Tư vấn đầu tư nước ngoài
- Tư vấn lập dự án đầu tư nước ngoài
Xem các dịch vụ đầu tư nước ngoài
Một đầu mối phối hợp cùng nhà đầu tư
KM UNION tổ chức công việc theo từng hồ sơ, với luật sư phụ trách làm đầu mối tiếp nhận, thống nhất phương án và cập nhật tiến độ. Khi cần nghiệp vụ kế toán, thuế, dịch thuật hoặc chuyên môn kỹ thuật, chúng tôi phối hợp với cộng sự, đối tác đủ điều kiện hành nghề. KM UNION chịu trách nhiệm với khách hàng về phạm vi dịch vụ đã nhận theo hợp đồng, quản lý việc phối hợp và bàn giao để khách hàng không phải tự kết nối từng bên.
Khách hàng có thể lựa chọn tư vấn một vấn đề, thực hiện một thủ tục, gói triển khai dự án hoặc pháp chế thuê ngoài trong quá trình vận hành. Phạm vi, phí, công việc của đối tác và các khoản chi ngoài gói được làm rõ trước khi thực hiện; kết quả cấp phép thuộc thẩm quyền của cơ quan nhà nước.
Trao đổi về hồ sơ của bạn
Gửi mô tả nhu cầu và danh mục tài liệu đang có để KM UNION xác định những điểm cần kiểm tra thêm. Email: legal@kmunion.vn · Điện thoại/Zalo: 0932124427.
Thông tin trên website chỉ nhằm tham khảo chung, không phải ý kiến tư vấn pháp lý chính thức cho bất kỳ vụ việc cụ thể nào. Việc áp dụng phải căn cứ tài liệu thực tế và pháp luật có hiệu lực tại thời điểm thực hiện. Vui lòng liên hệ KM UNION khi cần kiểm tra trường hợp riêng.
