Thủ Tục Đăng Ký Nhãn Hiệu Năm 2021 Như Thế Nào?

Đăng ký nhãn hiệu là thủ tục hành chính được thực hiện tại Cục sở hữu trí tuệ để nhãn hiệu được bảo hộ trên toàn lãnh thổ Việt Nam bao gồm các bước (i) tra cứu nhãn hiệu (ii) nộp đơn đăng ký (iii) theo dõi đơn đăng ký nhãn hiệu (iv) nhận giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu.

Đăng ký nhãn hiệu rất quan trọng và là biện pháp cần thiết để giúp chủ sở hữu có thể được độc quyền sử dụng nhãn hiệu trên toàn lãnh thổ Việt Nam, việc đăng ký nhãn hiệu sẽ được thực hiện tại cơ quan chức năng thông qua thủ tục hành chính do chủ sở hữu nhãn hiệu hoặc người/tổ chức được chủ sở hữu nhãn hiệu ủy quyền thực hiên.

Trong thủ tục đăng ký nhãn hiệu, nhãn hiệu được hiểu đơn giản là bất kì từ, chữ cái, con số, hình ảnh, hình dáng, nhãn mác được thể hiện độc lập hoặc có sự kết hợp của các yếu tố này. Nhãn hiệu (hay còn gọi là logo, thương hiệu) là những dấu hiệu để người tiêu dung phân biệt sản phẩm của công ty này với công ty khác.

Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu là tài liệu nộp tại Cơ quan đăng ký để làm căn cứ thẩm định đơn đăng ký trước khi đồng ý hoặc từ chối cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu cho người nộp đơn. Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu bao gồm những tài liệu sau đây:

– File nhãn hiệu cần đăng ký (file ảnh) – Khách hàng cung cấp

– Nhóm sản phẩm, dịch vụ cần đăng ký nhãn hiệu – Khách hàng đưa thông tin, chúng tôi sẽ phân nhóm theo quy định của Luật

– Thông tin chủ sở hữu đăng ký nhãn hiệu (theo giấy đăng ký kinh doanh; chứng minh nhân dân) – Khách hàng cung cấp

– Giấy ủy quyền cho Công ty Luật KM UNION đại diện thực hiện công việc – Chúng tôi soạn thảo và khách hàng ký tên & đóng dấu (nếu là pháp nhân)

– Tờ khai đăng ký nhãn hiệu hàng hóa – Chúng tôi soạn thảo và ký kết

Tài liệu nêu trên là tài liệu cơ bản cho việc đăng ký, ngoài ra tùy trường hợp khác sẽ có những tài liệu khác nộp kèm theo như khi khách hàng đăng ký nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận sẽ cần thêm 1 số tài liệu sau:

– Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể/nhãn hiệu chứng nhận;

– Bản thuyết minh về tính chất,chất lượng đặc trưng (hoặc đặc thù) của sản phẩm mang nhãn hiệu (nếu nhãn hiệu được đăng ký là nhãn hiệu tập thể dùng cho sản phẩm có tính chất đặc thù hoặc là nhãn hiệu chứng nhận chất lượng của sản phẩm hoặc là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý);

– Bản đồ xác định lãnh thổ (nếu nhãn hiệu đăng ký là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý của sản phẩm).

Liên quan đến thủ tục đăng ký nhãn hiệu có rất nhiều vấn đề mà các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân cần nghiên cứu, tìm hiểu. Đại đa số mọi người khi có những băn khoăn, thắc mắc liên quan đến các vấn đề pháp lý, thường nhờ đến sự hỗ trợ của công cụ tìm kiếm Google. Tuy nhiên, vì Google cập nhật thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và không có sự kiểm duyệt đúng sai cho nên có thể dẫn tới việc tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân thực hiện sai quy trình thủ tục đăng ký bảo hộ.

Thủ tục đăng ký nhãn hiệu sẽ được thực hiện theo 07 bước sau đây.

Bước 1: Tư vấn đặt tên và thiết kế đăng ký nhãn hiệu

Vì nhãn hiệu được coi là hình ảnh, tên gọi của sản phẩm mà chủ sở hữu đặt niềm tin phát triển kinh doanh. Do đó, nếu nhãn hiệu được đặt tên đảm bảo ý tưởng của chủ sở hữu đồng thời có sự cố vấn của những người chuyên môn sâu về nhãn hiệu. Chắc chắn nhãn hiệu sẽ đạt được khả năng đăng ký cao nhất.

Tên nhãn hiệu và việc thiết kế nhãn hiệu có thể được thể hiện theo các hình thức:

– Thể hiện dưới dạng từ không có nghĩa

– Thể hiện dưới dạng từ có nghĩa (Lưu ý: Không đặt tên nhãn hiệu mang ý nghĩa mô tả sản phẩm đăng ký như: mô tả tính chất của sản phẩm – ngon, ngọt…; mô tả nơi sản xuất của sản phẩm – Bưởi Năm Roi, Gốm Bát Tràng, Gốm Chu Đậu…).

– Thể hiện dưới dạng số (Nếu nhãn hiệu chỉ có số, cần được thiết kế cách điệu các số, tạo sự khác biệt về cách thiết kế).

– Thể hiện dưới dạng hình (hình ảnh cũng không mang tính chất mô tả sản phẩm).

– Thể hiện dưới dạng kết hợp phần hình và phần chữ (số).

Bước 2: Phân Nhóm sản phẩm dịch vụ đăng ký nhãn hiệu

Trong quá trình tư vấn đăng ký nhãn hiệu cho khách hàng, chúng tôi thường hỏi khách hàng về lĩnh vực kinh doanh hoặc sản phẩm mà khách hàng dự định gắn nhãn hiệu lên để có cơ sở phân nhóm khi đăng ký nhãn hiệu.

Theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ, 1 nhãn hiệu sẽ được đăng ký cho 1 hoặc nhiều nhóm sản phẩm/dịch vụ. Luật SHTT cũng quy định về số lượng nhóm sản phẩm/dịch vụ tại Việt Nam sẽ bao gồm 45 nhóm. Trong đó, từ nhóm 1 – 34 là nhóm sản phẩm và từ 35 – 45 làm nhóm dịch vụ.

1 nhãn hiệu khi đăng ký sẽ phải gắn với 1 sản phẩm hay dịch vụ nhất định nào đó để làm cơ sở phân định quyền và làm căn cứ phân nhóm và tính phí (nhãn hiệu không thể đứng chung chung như mọi người vẫn hiểu)

Ví dụ: Nhãn hiệu của TOYOTA sẽ đăng ký cho nhóm 11 về ô tô (gọi là nhóm sản phẩm) hoặc VINMART sẽ đăng ký cho nhóm về cửa hàng tiện lợi (gọi là nhóm dịch vụ mua bán hàng hóa)

Việt Nam không giới hạn nhóm sản phẩm hoặc dịch vụ khi đăng ký nhãn hiệu. Tuy nhiên, càng đăng ký nhiều nhóm, chủ sở hữu sẽ phải trả nhiều tiền hơn. Do đó, chủ sở hữu lưu ý chỉ đăng ký cho lĩnh vực kinh doanh chính mà mình sẽ gắn nhãn hiệu lên.

Bước 3: Tra cứu nhãn hiệu trước khi nộp đơn

Tra cứu nhãn hiệu là công việc đầu tiên cần làm để đánh giá được khả năng đăng ký của nhãn hiệu trước khi nộp đơn. Việc tra cứu sẽ giúp khách hàng đảm bảo được đơn đăng ký sau khi nộp sẽ có khả năng được cấp giấy chứng nhận đăng ký, tránh việc mất chi phí nộp đơn nhưng do không tra cứu trước khi nộp dẫn đến trường hợp đơn đăng ký bị từ chối.

Hiện nay, tại Việt Nam có mấy hình thức tra cứu như sau:

– Tra cứu trên công cụ tìm kiếm google: Khi khách hàng muốn đăng ký 1 nhãn hiệu ABC cho sản phẩm thời trang, khách hàng cần tra cứu sơ bộ xem đã có doanh nghiệp hoặc cá nhân nào đang kinh doanh nhãn hiệu này không trước khi cân nhắc việc đặt tên cho nhãn hiệu. Cú pháp đơn giản là khách hàng chỉ cần gõ “hàng thời trang abc” sẽ ra kết quả để khách hàng tham khảo/

– Tra cứu trên cơ sở dữ liệu trực tuyến của cục SHTT tại địa chỉ: http://iplib.noip.gov.vn/WebUI/WSearch.php. Trong mục nhãn hiệu tìm kiếm khách hàng sẽ gõ từ ABC và mục nhóm sp/dịch vụ sẽ chọn số 25 (nhóm về hàng thời trang theo quy định của bảng phân nhóm quốc tế về nhãn hiệu)

Lưu ý: 02 hình thức nêu trên là hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, kết quả chỉ mang tính chất tham khảo (chính xác 40%), do đó, để đảm bảo kết quả chuẩn, khách hàng nên cân nhắc hình thức tra cứu sau đây

– Tra cứu qua dịch vụ tra cứu: khi khách hàng sử dụng dịch vụ tra cứu chuyên sâu, các công ty dịch vụ như Công ty Luật KM UNION sẽ tiến hành tra cứu tại Cục SHTT thông qua chuyên viên, kết quả tra cứu sẽ đảm bảo chính xác trên 90%

Bước 4: Soạn thảo Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu

Khi khách hàng sử dụng dịch vụ đăng ký của chúng tôi, hồ sơ đăng ký nhãn hiệu sẽ do công ty chúng tôi soạn thảo và ký kết. Tài liệu duy nhất khách hàng cần ký khi đăng ký nhãn hiệu trong trường hợp đã ủy quyền cho công ty chúng tôi là Giấy ủy quyền.

Bước 5: Nộp hồ sơ đăng ký tại Cục Sở hữu trí tuệ

Sau khi kết quả tra cứu nhãn hiệu có khả năng đăng ký, khách hàng hãy ngay lập tức nộp đơn đăng ký nhãn hiệu để lấy ngày ưu tiên (Việt Nam áp dụng nguyên tắc ai nộp đơn trược sẽ được quyền ưu tiên trước

Bước 6: Thẩm định đơn đăng ký tại Cục Sở hữu trí tuệ

Sau khi nộp hồ sơ đăng ký tại Cục SHTT, nhãn hiệu phải trải qua các giai đoạn sau:

– Thẩm định hình thức: trong thời hạn 1 tháng kể từ ngày nộp đơn.

Lưu ý: Thẩm định hình thức là giai đoạn 1 trong quy trình đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, giai đoạn này khi đơn đăng ký được cục SHTT xác nhận là hợp lệ, cục SHTT sẽ ra quyết định chấp nhận đơn hợp lệ và gửi cho chủ đơn hoặc người được chủ đơn ủy quyền đăng ký.

Trường hợp đơn có thiếu xót, Cục SHTT sẽ ra thông báo dự định từ chối đơn đăng ký và yêu cầu chủ đơn hoặc người được ủy quyền sửa chữa hoặc bổ sung thông tin thiếu trong thời gian 1 tháng tình từ ngày ra thông báo, quá thời gian nêu trên đơn sẽ bị từ chối và khách hàng sẽ phải nộp lại đơn, đồng thời tốn kém thêm chi phí.

– Đăng công báo: công bố đơn trong thời hạn 2 tháng kể từ ngày đơn được chấp nhận hợp lệ.

Giai đoạn này, Cục SHTT sẽ đăng thông tin nhãn hiệu đã nộp lên trên công báo sở hữu công nghiệp bao gồm thông tin đơn: Người nộp đơn, tổ chức đại diện, nhãn hiệu đăng ký, nhóm sản phẩm/dịch vụ đăng ký, số đơn, ngày nộp đơn…vv.

Mục đích của việc đăng ký này là để bên thứ 3 có thể xem xét và đánh giá đơn đăng ký đã nộp. Trường hợp nhận thấy, nhãn hiệu đăng ký giống (tương tự hoặc trùng) với nhãn hiệu của mình, bên thứ 3 có quyền nộp phản đối cấp giấy chứng nhận cho chủ đơn.

– Thẩm định nội dung: Trong thời hạn 9 tháng.

Giai đoạn này là quan trọng nhất trong quá trình đăng ký nhãn hiệu, ở quá trình thẩm định nội dung đơn, Cục SHTT sẽ tra cứu để đánh giá khả năng đăng ký của nhãn hiệu như có trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với đơn đăng ký của bên khác đã nộp đơn hoặc đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký trước đó hay chưa?

Trường hợp đơn đáp ứng yêu cầu bảo hộ, Cục SHTT sẽ ra thông báo thẩm định đồng ý cấp văn bằng bảo hộ cho nhãn hiệu hoặc ngược lại Cục SHTT sẽ từ chối cấp giấy chứng nhận đăng ký trường hợp đơn không đáp ứng được yêu cầu bảo hộ.

– Ra thông báo cấp văn bằng và tiến hành nhận giấy chứng nhận đăng ký: 2 tháng

Sau khi có thông báo cấp văn bằng, người nộp đơn sẽ nộp thêm phí cấp văn bằng để được cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu cho nhãn hiệu đã nộp đăng ký.

Bước 7: Nhận giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu là văn bản chứng nhận bảo hộ của nhãn hiệu đăng ký. Nội dung được ghi nhận trên giấy chứng nhận bao gồm: Thông tin chủ sở hữu (Tên, địa chỉ); Số chứng nhận; Ngày nộp đơn đăng ký; Thời hạn bảo hộ; Mẫu nhãn hiệu; Nhóm đăng ký;…

Thời hạn bảo hộ nhãn hiệu là 10 năm, được gia hạn nhiều lần liên tiếp.

Theo đó, chúng tôi sẽ lưu ý tới Khách hàng thời hạn hết hạn văn bằng bảo hộ nhãn hiệu trong khoảng thời gian luật định nhằm đảm bảo quyền lợi cho Khách hàng, tránh việc quên lãng thời gian gia hạn bảo hộ.

Như vậy, về cơ bản thủ tục đăng ký nhãn hiệu chỉ bao gồm 7 bước đơn giản mà chúng tôi giới thiệu ở trên. Với những cá nhân, tổ chức đã từng thực hiện thủ tục này sẽ củng cố thêm kiến thức, kỹ năng. Còn với những người lần đầu tiên thực hiện sẽ có cái nhìn tổng quát về vấn đề.

Lưu ý: Thông báo về tình trạng hồ sơ và tiến trình đăng ký nhãn hiệu

Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ đăng ký nhãn hiệu của chúng tôi, với tư cách là đại diện sở hữu công nghiệp, chúng tôi luôn sát sao trong tiến trình đăng ký nhãn hiệu của từng Khách hàng và sẽ gửi bản gốc công văn liên quan để khách hàng lưu giữ.

Chúng tôi sẽ phản hồi tới Khách hàng ngay sau khi nhận được yêu cầu thông báo qua các kênh thông tin như điện thoai, email, gửi thư về địa chỉ liên lạc đã trao đổi.

Chi phí đăng ký nhãn hiệu sẽ bao gồm các phí sau đây:

– Phí nộp đơn đăng ký nhãn hiệu: 150.000 VND

– Phí công bố đơn đăng ký nhãn hiệu: 120.000 VND

– Phí tra cứu thẩm định khả năng đăng ký nhãn hiệu: 180.000 VND/01 nhãn hiệu/01 nhóm sản phẩm-dịch vụ

– Phí tra cứu nhãn hiệu trường hợp nhãn hiệu có trên 6 sản phẩm/dịch trong cùng nhóm: 30.000 VND/01 sản phẩm hoặc dịch vụ

– Phí thẩm định nội dung đơn đăng ký nhãn hiệu: 550.000 VND/01 dịch vụ/sản phẩm cùng nhóm

– Phí thẩm định nội dung đơn nhãn hiệu cho sản phẩm/dịch vụ tăng thêm (quá 6 sản phẩm/dịch vụ): 120.000 VND/dịch vụ hoặc sản phẩm

– Phí cấp văn bằng bảo hộ nhãn hiệu: 360.000 VND/01 nhóm sản phẩm/dịch vụ

Đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ được người nộp đơn nộp tại một trong các địa chỉ sau đây:

a. Địa chỉ nộp đơn đăng ký thương hiệu tại Hà Nội

Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam, Địa chỉ: Số 386 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân Trung, quận Thanh Xuân, Hà Nội Tel: 024 3858 3069

b. Địa chỉ nộp đơn đăng ký thương hiệu tại Hồ Chí Minh

Văn phòng đại diện của Cục SHTT tại miền nam: Địa chỉ: 8A/1 Nguyễn Cảnh Chân, Phường Nguyễn Cư Trinh, Quận 1, TP.Hồ Chí MinhĐiện thoại : Tel:  (08) 3920 8483 – 3920 8485     Fax: (08) 3920 8486

c. Địa chỉ nộp đơn đăng ký thương hiệu tại thành phố Đà Nẵng

Văn phòng đại diện Cục SHTT tại miền Trung: Địa chỉ: 26 Nguyễn Chí Thanh, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng. Điện thoại: 0511.3889955Điện thoại : (0511)  3889955 ;  Mobile Phone : 0903502566 Fax : (0511) 3889977

Đơn đăng ký nhãn hiệu sẽ được nộp theo các hình thức như sau:

(i) Nộp đơn đăng ký nhãn hiệu trực tiếp tại 03 địa chỉ nhận như trên

(ii) Nộp đơn đăng ký nhãn hiệu tới 03 địa địa chỉ nêu trên theo đường bưu điện

(iii) Nộp đơn đăng ký nhãn hiệu online (trực tuyến) trên cở sở dữ liệu trực tuyến của Cục SHTT.

Lưu ý: Với 3 hình thức nêu trên, chúng tôi khuyến nghị khách hàng khi nộp đơn nên chọn hình thức nộp đơn số (i) hoặc (iii) để tránh mọi rủi ro có thể gặp trong quá trình đăng ký.

Có một thực tế mà chúng tôi muốn tất cả cá nhân, tổ chức cần phải biết, đó chính là thủ tục đăng ký bảo hộ không khó nhưng cũng không hề dễ. Bằng chứng là hiện nay trong 100 người muốn đăng ký nhãn hiệu, có đến 80 người sử dụng dịch vụ (tức ủy quyền cho một tổ chức chuyên nghiệp thực hiện thay mọi quy trình thủ tục). Tất nhiên mỗi quyết định đều sẽ có những lý do sâu xa phía sau. Công ty Luật KM UNION với kinh nghiệm nhiều năm thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu cho hàng trăm nghìn tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân sẽ đưa ra một số lý do như:

– Không hiểu rõ các quy định pháp luật liên quan đến việc đăng ký bảo hộ nhãn hiệu

– Khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và kê khai thông tin

– Không biết cách tra cứu nhãn hiệu, logo, thương hiệu để kiểm tra sự trùng lặp

– Lúng túng không biết nộp hồ sơ đăng ký ở đâu? Bằng cách nào?

– Không có kinh nghiệm làm việc với cơ quan nhà nước

– Không biết cách sửa đổi, bổ sung khi hồ sơ bị trả lại

– Không nắm vững quy trình thủ tục đăng ký nhãn hiệu

Nếu cũng gặp phải những khó khăn trên, tổ chức, cá nhân nên sử dụng dịch vụ để đảm bảo việc đăng ký bảo hộ nhãn hiệu nhanh chóng, chính xác, đồng thời tiết kiệm chi phí và thời gian.

– Chúng tôi là tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp, quyền tác giả, quyền liên quan

– Chúng tôi là một hãng luật với hơn 10 năm kinh nghiệm hoạt động

– Đội ngũ luật sư, chuyên viên pháp lý cao cấp giỏi chuyên môn, nhiệt huyết, có tinh thần trách nhiệm cao

– Thời gian đăng ký nhanh gọn, kịp thời.

– Công ty Luật KM UNION cung cấp dịch vụ pháp lý toàn diện (sở hữu trí tuệ, giấy phép, doanh nghiệp, tư vấn đầu tư nước ngoài, tư vấn pháp luật…)

– Chi phí dịch vụ luôn ở mức cạnh tranh, phù hợp với mọi đối tượng khách hàng.