Rà soát nội dung: 25/09/2026. Phạm vi: doanh nghiệp tại Việt Nam; hồ sơ chuyên ngành cần được đánh giá riêng.
Một quyết định kinh doanh hợp lý vẫn có thể gặp rủi ro nếu được thông qua sai thẩm quyền, thiếu tài liệu hoặc tính sai quyền biểu quyết. Điều này đặc biệt cần lưu ý khi công ty ký hợp đồng với cổ đông, người quản lý, người thân hoặc doanh nghiệp có quan hệ liên quan.
KM UNION hỗ trợ chuẩn bị cuộc họp, rà soát nghị quyết và tư vấn giao dịch với người có liên quan. Công việc bắt đầu bằng việc xác định loại hình công ty, điều lệ đang có hiệu lực, cơ quan quyết định và lợi ích của từng bên trong giao dịch.
Phân biệt đúng cuộc họp và cơ quan có thẩm quyền
Họp Hội đồng thành viên của công ty TNHH, họp Đại hội đồng cổ đông và họp Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có quy tắc khác nhau. Điều kiện triệu tập, điều kiện tiến hành, hình thức lấy ý kiến và tỷ lệ thông qua phải được kiểm tra theo từng cơ quan. Không nên dùng một mẫu biên bản rồi chỉ thay tên cuộc họp.
Đối với công ty cổ phần, Điều 139 Luật Doanh nghiệp quy định Đại hội đồng cổ đông thường niên họp trong bốn tháng từ ngày kết thúc năm tài chính; việc gia hạn trong trường hợp cần thiết phải đáp ứng quy định và không quá sáu tháng. Mốc này gắn với năm tài chính của công ty, không mặc nhiên là cùng một ngày cho mọi doanh nghiệp.
Chuẩn bị cuộc họp từ trước ngày gửi thư mời
- Xác định nội dung: quyết định kinh doanh, sửa điều lệ, nhân sự hay chấp thuận một giao dịch cụ thể; kiểm tra ai có thẩm quyền.
- Rà soát người tham dự: danh sách thành viên hoặc cổ đông, tình trạng sở hữu, người đại diện theo ủy quyền và phạm vi ủy quyền.
- Lập bộ tài liệu: chương trình, thư mời, dự thảo nghị quyết, tờ trình, tài liệu giao dịch và thông tin để người tham dự quyết định.
- Kiểm tra thông báo: thời hạn, phương thức gửi và bằng chứng đã gửi theo luật, điều lệ.
- Chuẩn bị biểu quyết: điều kiện tiến hành, cách xác định mẫu số, phiếu hợp lệ và trường hợp không được biểu quyết.
- Ghi nhận và thực hiện: biên bản, nghị quyết, công bố hoặc gửi theo quy định, lưu hồ sơ và theo dõi thủ tục tiếp theo.
Họp trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp với trực tuyến cần có cách xác thực tư cách, ghi nhận tham dự và kiểm phiếu phù hợp. Lấy ý kiến bằng văn bản là một phương thức riêng, phải kiểm tra nội dung được phép áp dụng và trình tự tương ứng.
Giao dịch nào cần kiểm tra người có liên quan?
Công ty thuê nhà của người quản lý, vay tiền của cổ đông, bán tài sản cho doanh nghiệp cùng nhóm hoặc mua dịch vụ từ doanh nghiệp của người thân đều là những tình huống nên được sàng lọc. Chưa thể kết luận chế độ chấp thuận chỉ từ tên gọi “người quen”; phải xác định quan hệ theo luật, chủ thể giao dịch, giá trị và quy định điều lệ.
Với công ty cổ phần, Điều 167 Luật Doanh nghiệp phân định thẩm quyền chấp thuận của Hội đồng quản trị và Đại hội đồng cổ đông. Quy định có ngưỡng dựa trên tổng giá trị tài sản trong báo cáo tài chính gần nhất và trường hợp riêng đối với một số giao dịch vay, cho vay, bán tài sản với cổ đông chi phối hoặc người có liên quan. Vì vậy, không thể chỉ dùng một ngưỡng giá trị cho mọi giao dịch.
Thành viên Hội đồng quản trị hoặc cổ đông có lợi ích liên quan thuộc trường hợp luật quy định không được biểu quyết về giao dịch tương ứng. Người tư vấn cần xác định rõ ai bị loại trừ, nội dung biểu quyết nào và cách tính kết quả. Công ty TNHH áp dụng các quy định tương ứng của loại hình, không dùng trực tiếp Điều 167 cho mọi trường hợp.
Được chấp thuận nội bộ chưa phải đã hoàn tất kiểm tra pháp lý
Sau khi làm rõ thẩm quyền, cần tiếp tục xem xét điều kiện giao dịch, người ký, giá, phương thức thanh toán, chứng từ và nghĩa vụ thuế. Khái niệm người có liên quan trong quản trị công ty và khái niệm bên liên kết trong pháp luật thuế có mục đích, tiêu chí khác nhau; cần đánh giá độc lập.
Ví dụ minh họa: công ty dự định thuê văn phòng thuộc sở hữu của người quản lý. Hồ sơ nên làm rõ nhu cầu thuê, điều kiện thương mại, quyền cho thuê, quan hệ liên quan, thủ tục chấp thuận và chứng từ thực hiện. Một biên bản đồng ý giá thuê chưa giải quyết hết các vấn đề này.
Nếu đã ký hoặc họp chưa đúng thì xử lý thế nào?
Trước hết cần giữ nguyên hồ sơ thực tế và xác định sai sót nằm ở đâu. Không nên lập lùi ngày hoặc sửa biên bản để thể hiện một cuộc họp không diễn ra. Phương án khắc phục cần được đánh giá theo loại vi phạm, thẩm quyền, tình trạng thực hiện và quyền của các bên.
Điều 167 có quy định về giao dịch bị vô hiệu theo quyết định của Tòa án và trách nhiệm phát sinh khi ký không đúng quy định. Đối với nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, Điều 151 quy định quyền yêu cầu hủy và thời hạn 90 ngày với chủ thể, căn cứ và thời điểm tính cụ thể. Không phải mọi sai sót đều tự động làm nghị quyết vô hiệu; việc có yêu cầu hủy cũng không mặc nhiên dừng hiệu lực nghị quyết theo Điều 152.
KM UNION có thể hỗ trợ những gì?
Phạm vi có thể gồm bảng kiểm thủ tục, rà soát dự thảo, chuẩn bị hồ sơ họp, tư vấn trong cuộc họp, kiểm tra cách tính phiếu, rà soát hợp đồng và đề xuất phương án xử lý sai sót. Nếu công việc là bảo vệ riêng một cổ đông, phạm vi đại diện được xác định riêng và kiểm tra xung đột lợi ích trước khi nhận.
Căn cứ pháp lý
Tham khảo Luật Doanh nghiệp, bản hợp nhất 67/VBHN-VPQH: Điều 55–67 đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên; Điều 138–152, 157–158 và 164–167 đối với công ty cổ phần. Điều lệ, tư cách công ty đại chúng và quy định chuyên ngành cần được kiểm tra thêm cho từng hồ sơ.
Trao đổi hồ sơ với KM UNION
Khách hàng có thể bắt đầu bằng vấn đề cần giải quyết, vai trò của mình và thời điểm cần xử lý. KM UNION trao đổi phạm vi, kiểm tra khả năng tiếp nhận và đề xuất công việc phù hợp trước khi triển khai. Liên hệ legal@kmunion.vn hoặc 0932 124 427.
Nội dung trên website là thông tin tham khảo chung, không phải ý kiến tư vấn pháp lý chính thức cho bất kỳ vụ việc nào. Việc áp dụng cần kiểm tra hồ sơ, tình tiết và quy định có hiệu lực tại thời điểm thực hiện; vui lòng liên hệ để được xem xét phạm vi tư vấn cụ thể.
