Cập nhật pháp lý: 24/09/2026.
Khi bắt đầu tuyển người, doanh nghiệp cần tổ chức hồ sơ lao động và xác định nghĩa vụ bảo hiểm theo từng trường hợp. Cụm từ “đăng ký lao động” thường được dùng cho nhiều công việc khác nhau, vì vậy cần làm rõ thủ tục thực tế trước khi triển khai.
Phân biệt các nhóm công việc
- Hồ sơ quan hệ lao động: hợp đồng, phụ lục, thử việc, quản lý lao động và thỏa thuận liên quan.
- Khai trình, báo cáo: thông tin sử dụng lao động và biến động theo quy định, phương thức liên thông và cơ quan tiếp nhận hiện hành.
- BHXH, BHYT, BHTN: xác định đối tượng, đăng ký, đóng và điều chỉnh theo từng chế độ áp dụng.
- Quy chế nội bộ: thời giờ làm việc, tiền lương, kỷ luật, an toàn và nội quy khi thuộc diện phải ban hành, đăng ký.
Đối tượng bảo hiểm cần được kiểm tra lại
Luật BHXH 41/2024/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2025 cùng văn bản sửa đổi, hướng dẫn là cơ sở quan trọng cho hồ sơ năm 2026. Không nên chỉ dựa vào danh sách nhân viên nhận lương để xác định toàn bộ đối tượng; một số chức danh quản lý và hình thức làm việc cũng cần đánh giá theo luật.
Hợp đồng có tên gọi “cộng tác viên” hoặc “dịch vụ” vẫn cần xem nội dung và cách thực hiện thực tế. Nếu có yếu tố của quan hệ lao động, tên hợp đồng không tự loại trừ nghĩa vụ liên quan.
Tài liệu để rà soát ban đầu
Doanh nghiệp nên tập hợp thông tin đăng ký, danh sách người làm việc, hợp đồng, ngày bắt đầu, mức lương và phụ cấp, chức danh quản lý, tình trạng bảo hiểm và tài liệu của lao động nước ngoài nếu có. Cần kiểm tra thông tin đã được liên thông thay vì mặc định phải đăng ký lại hoặc mặc định đã hoàn tất.
Theo dõi trong quá trình vận hành
Biến động tuyển dụng, nghỉ việc, nghỉ hưởng chế độ, thay đổi lương và điều chuyển cần được chuyển kịp thời cho người xử lý. Sau khi nộp hồ sơ, nên lưu thông báo tiếp nhận, kết quả và bảng đối chiếu nghĩa vụ. Báo tăng, báo giảm và báo cáo lao động là những công việc khác nhau, không thay thế lẫn nhau.
Cơ quan tiếp nhận và cách nộp có thể thay đổi theo phân cấp, tổ chức bộ máy. Khi thực hiện cần đối chiếu thủ tục đang công bố tại địa phương, tránh nộp theo hướng dẫn cũ.
Hỗ trợ theo nhu cầu
KM UNION có thể hỗ trợ rà soát quan hệ lao động, hồ sơ nhân sự và phối hợp thực hiện thủ tục bảo hiểm. Phạm vi có thể là thiết lập ban đầu, xử lý một đợt biến động hoặc theo dõi định kỳ; những hồ sơ tồn đọng cần được đánh giá riêng trước khi báo phí và tiến độ.
Nguồn pháp luật tham khảo
- Bộ luật Lao động 45/2019/QH14
- Nghị định 145/2020/NĐ-CP về điều kiện và quan hệ lao động (đọc cùng các sửa đổi)
- Luật Bảo hiểm xã hội 41/2024/QH15
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp
Trao đổi nhu cầu với KM UNION
KM UNION bố trí nhóm phụ trách phù hợp với quy mô, ngành nghề và mức độ phức tạp của công việc. Bạn có thể chọn hỗ trợ từng việc hoặc gói thành lập và đồng hành cùng doanh nghiệp, từ phạm vi thiết yếu cho doanh nghiệp siêu nhỏ đến pháp chế thuê ngoài theo yêu cầu. Công việc kế toán và dịch vụ chuyên môn liên quan được phối hợp với đối tác có điều kiện hành nghề phù hợp; bên thực hiện, phạm vi và trách nhiệm được làm rõ trong thỏa thuận.
Liên hệ legal@kmunion.vn hoặc 0932 124 427 để kiểm tra hồ sơ và nhận đề xuất phạm vi, phí dịch vụ. Không phải mọi hạng mục đều mặc nhiên nằm trong một gói.
Nội dung rà soát tại ngày 24/09/2026 chỉ nhằm cung cấp thông tin tham khảo chung, không phải là ý kiến tư vấn pháp lý chính thức cho bất kỳ vụ việc cụ thể nào. Việc áp dụng cần được kiểm tra theo hồ sơ và pháp luật tại thời điểm thực hiện.
