Khi thành lập công ty tại TP.HCM, địa chỉ trụ sở không nên được chọn chỉ vì thuận tiện nhận thư. Doanh nghiệp cần kiểm tra mặt bằng có thể dùng đúng mục đích dự kiến, người cho thuê có quyền cho thuê, địa chỉ ghi theo thông tin hành chính hiện hành và hợp đồng cho phép những hoạt động cần thiết. Làm rõ các điểm này trước khi ký giúp hạn chế việc phải đổi trụ sở ngay sau khi đăng ký.
Trụ sở chính có vai trò gì trong hồ sơ đăng ký?
Điều 42 Luật Doanh nghiệp xác định trụ sở chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, được xác định theo địa giới đơn vị hành chính. Khi lập hồ sơ, người thành lập cần ghi địa chỉ đủ rõ để cơ quan, đối tác và khách hàng liên hệ. Tên đường, số nhà, phường và thông tin địa giới nên được đối chiếu với giấy tờ về địa điểm và dữ liệu hành chính đang áp dụng tại thời điểm nộp. Nếu địa chỉ đã thay đổi sau sắp xếp đơn vị hành chính, không nên tự suy đoán cách ghi từ tên cũ.
Thuê mặt bằng thì cần xem giấy tờ nào?
Trước khi đặt cọc hoặc ký hợp đồng thuê, nên yêu cầu tài liệu thể hiện quyền của người cho thuê đối với địa điểm và kiểm tra ai có thẩm quyền ký. Nếu người ký là bên thuê lại, cần xem quyền cho thuê lại và các giới hạn trong hợp đồng gốc. Nếu một địa chỉ có nhiều đơn vị cùng sử dụng, cần xác định rõ phần diện tích, lối vào, nơi nhận thư và cách thể hiện địa chỉ trên hồ sơ. Đây là các bước rà soát thực tế, không có nghĩa mọi hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đều phải nộp toàn bộ giấy tờ thuê cho cơ quan đăng ký.
Căn hộ chung cư có dùng làm trụ sở được không?
Không nên trả lời chung chỉ dựa vào tên gọi “chung cư”. Điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023 cấm sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở. Cần phân biệt căn hộ để ở với phần diện tích được thiết kế, chấp thuận cho thương mại hoặc văn phòng trong một tòa nhà hỗn hợp; kiểm tra hồ sơ công năng và quy chế quản lý tòa nhà trước khi sử dụng. Với trường hợp chỉ dự kiến dùng địa chỉ để liên lạc mà không vận hành hoạt động tại căn hộ, cần đánh giá riêng mục đích sử dụng thực tế và cách cơ quan có thẩm quyền áp dụng quy định, tránh mặc định được phép hoặc bị cấm trong mọi tình huống.
Hợp đồng thuê nên làm rõ điều gì trước khi thành lập?
Nên ghi rõ bên thuê được dùng địa điểm làm trụ sở, nhận thư và đặt biển hiệu theo điều kiện của tòa nhà; thời điểm bàn giao, thời hạn thuê và việc xử lý nếu hồ sơ đăng ký hoặc giấy phép chuyên ngành không đáp ứng điều kiện tại địa điểm. Nếu hoạt động có khách đến giao dịch, lưu kho, chế biến thực phẩm hoặc sử dụng lao động tại chỗ, hãy kiểm tra thêm công năng, nội quy và yêu cầu chuyên ngành tương ứng. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không tự thay thế giấy phép hoặc điều kiện cần thiết để kinh doanh một ngành nghề có điều kiện.
Đã có công ty ở tỉnh lân cận, muốn hoạt động tại TP.HCM thì sao?
Doanh nghiệp ở khu vực lân cận không nhất thiết phải chuyển trụ sở chỉ vì mở rộng hoạt động tại TP.HCM. Tùy cách tổ chức, có thể cần xem phương án chi nhánh, địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện hoặc thay đổi trụ sở; mỗi lựa chọn có phạm vi hoạt động và nghĩa vụ quản lý khác nhau. Cần dựa trên nơi giao dịch, nhân sự, hoạt động thực tế và kế hoạch kinh doanh thay vì chọn tên thủ tục trước.
KM Union hỗ trợ ở bước nào?
KM Union có thể rà soát tính phù hợp của địa chỉ dự kiến, hợp đồng thuê, mô hình hoạt động và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo trường hợp cụ thể. Nếu kế hoạch có thêm giấy phép chuyên ngành, việc pháp lý và trình tự thực hiện cần được xác định riêng. Phần kế toán, thuế sau thành lập được phối hợp với đối tác chuyên môn đủ điều kiện theo phạm vi thống nhất. Nếu bạn đang chọn mặt bằng tại TP.HCM hoặc mở rộng từ tỉnh lân cận, hãy liên hệ KM Union để trao đổi trước khi ký cam kết thuê dài hạn.
Căn cứ tham khảo
- Văn bản hợp nhất 67/VBHN-VPQH về Luật Doanh nghiệp, Điều 42.
- Văn bản hợp nhất 29/2026/VBHN-NĐ-BTC về đăng ký doanh nghiệp.
- Luật Nhà ở 27/2023/QH15, điểm c khoản 8 Điều 3.
Rà soát ngày 12/11/2026. Bài viết là thông tin tham khảo chung, không thay thế tư vấn theo giấy tờ mặt bằng, hợp đồng và hoạt động của từng doanh nghiệp. Việc chấp nhận hồ sơ, công năng và giấy phép liên quan cần được xác nhận với cơ quan có thẩm quyền theo trường hợp cụ thể.
