Doanh nghiệp có thể đổi đơn vị dịch vụ kế toán giữa năm, nhưng cần xác định rõ ngày chuyển giao và ai chịu trách nhiệm cho từng kỳ, từng hồ sơ. Việc ký hợp đồng mới không tự xác nhận số liệu cũ đã đúng. Một biên bản bàn giao chi tiết giúp đội ngũ tiếp nhận biết dữ liệu nào đã đối chiếu, việc nào còn dở dang và thời hạn nào sắp đến.
Trước khi đổi, cần đọc lại hợp đồng hiện tại
Hãy kiểm tra thời hạn, điều kiện chấm dứt, phạm vi công việc đã nhận, trách nhiệm hỗ trợ bàn giao và quyền truy cập dữ liệu. Theo Điều 56 Luật Kế toán, việc thuê dịch vụ làm kế toán hoặc làm kế toán trưởng phải có hợp đồng bằng văn bản. Đơn vị thuê vẫn có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu đầy đủ, kịp thời, trung thực; bên cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu trong phạm vi hợp đồng. Vì vậy, hợp đồng cũ và mới cần được đọc cùng hồ sơ thực tế, tránh để một khoảng thời gian không có đầu mối xử lý.
Biên bản bàn giao nên chốt những nội dung nào?
Trước hết, ghi rõ ngày khóa dữ liệu bàn giao, các kỳ kế toán và kỳ khai thuế đã hoàn thành. Lập danh mục chứng từ gốc, hóa đơn điện tử, sổ kế toán, báo cáo tài chính, tờ khai và thông báo của cơ quan thuế đã nhận; phân biệt bản gốc, bản điện tử và bản sao. Với dữ liệu trên phần mềm, cần xác định định dạng xuất, khả năng đọc lại, nơi lưu trữ, người quản trị và thời điểm chuyển quyền truy cập. Việc đổi mật khẩu, thu hồi quyền của người cũ nên thực hiện có kiểm soát để không mất dữ liệu hoặc gián đoạn nộp hồ sơ.
Biên bản cũng nên ghi các khoản tiền mặt, ngân hàng, phải thu, phải trả, hàng tồn kho và tài sản cố định đã đối chiếu đến đâu. Nếu có chênh lệch hoặc thiếu chứng từ, ghi rõ nội dung, nguồn dữ liệu và người phụ trách làm rõ; không ghi chung chung rằng “đã bàn giao đầy đủ” khi vẫn còn việc chưa kiểm tra.
Những việc còn mở dễ bị bỏ sót
Doanh nghiệp nên lập một bảng riêng cho tờ khai chưa nộp, hồ sơ đang giải trình, hóa đơn cần xử lý, khoản thuế đang đối chiếu, công nợ chưa xác nhận và báo cáo đến hạn. Mỗi việc cần có hạn xử lý và đầu mối cụ thể. Nếu phát hiện sai sót của kỳ trước, đơn vị mới cần xem chứng từ và quy định áp dụng cho kỳ đó trước khi đề xuất điều chỉnh; không nên sửa số liệu chỉ để khớp với báo cáo tổng hợp.
Có cần làm lại toàn bộ sổ sách từ đầu năm?
Không thể trả lời chung cho mọi doanh nghiệp. Nếu dữ liệu, chứng từ và số dư đầu kỳ có thể kiểm tra được, bên tiếp nhận có thể tiếp tục trên cơ sở dữ liệu được bàn giao và đối chiếu theo phạm vi thỏa thuận. Nếu thiếu hồ sơ hoặc có sai lệch đáng kể, cần xác định công việc rà soát, khôi phục hoặc điều chỉnh riêng. Đừng mặc định việc đổi nhà cung cấp đồng nghĩa phải lập lại toàn bộ sổ, cũng đừng mặc định bên mới chịu trách nhiệm cho mọi kỳ trước.
KM Union hỗ trợ việc chuyển giao như thế nào?
KM Union có thể rà soát điều khoản hợp đồng, phạm vi trách nhiệm, bảo mật thông tin và biên bản bàn giao; phối hợp xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình chuyển đổi. Phần nghiệp vụ kế toán, đối chiếu số liệu và nghĩa vụ thuế được thực hiện cùng đối tác kế toán đủ điều kiện theo phạm vi công việc được giao. Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị đổi đơn vị dịch vụ hoặc gặp vướng mắc vì hồ sơ bàn giao thiếu, hãy liên hệ KM Union để trao đổi cách rà soát phù hợp.
Căn cứ tham khảo
- Văn bản hợp nhất 41/VBHN-VPQH năm 2026 về Luật Kế toán, đặc biệt Điều 49, 50 và 56.
Rà soát ngày 12/11/2026. Bài viết cung cấp thông tin chung, không thay thế tư vấn pháp lý hoặc kế toán theo chứng từ, hợp đồng và kỳ báo cáo cụ thể. Danh mục bàn giao cần điều chỉnh theo loại hình và hoạt động của từng doanh nghiệp.
